Ręka do góry, kto z Was kiedykolwiek zrobił sobie podwójną rezerwację w pracy. No dalej, nie wstydź się! Większość ludzi zrobiła to przynajmniej raz, i bądźmy szczerzy, jest to bardzo łatwe do zrobienia, jeśli nie masz solidnego systemu planowania w miejscu. Większość z nas miała gościa pojawiającego się w recepcji, a my całkowicie zapomnieliśmy, że spotkanie ma się odbyć. To bardzo złe dla biznesu i bardzo stresujące w danej chwili.
Wszyscy jesteśmy zabiegani i częściowo dlatego ciągle gonimy za własnym ogonem, biegamy od spotkania do spotkania, próbując poradzić sobie z milionem różnych problemów naraz. Jest to szybka droga do stresu i dlatego tak wiele osób we współczesnym biurze cierpi na syndrom impostera.
Musimy się uspokoić i lepiej zorganizować nasz czas.
Czy masz plan dnia lub kalendarz? Pewnie tak, ale czy regularnie go aktualizujesz? Czy synchronizujesz go z wszystkimi swoimi urządzeniami? Czy jesteś winny zbytniego zagęszczenia obowiązków, co sprawia, że zrobienie wszystkiego staje się nierealnym wyzwaniem?
Od samego początku narażasz się na porażkę.
Efektywne i realistyczne planowanie dnia pomoże Ci zwiększyć produktywność, w znacznym stopniu wyeliminuje stres i da poczucie, że naprawdę coś osiągasz!
Jak?
Przede wszystkim musisz znaleźć odpowiedni dla siebie rodzaj kalendarza. Nie każdy lubi elektroniczne systemy rezerwacji, ale stary pamiętnik i długopis nie jest chyba najlepszym rozwiązaniem. Dlaczego? Ponieważ bardzo łatwo jest zapomnieć o zapisaniu czegoś, a w rezultacie o wiele łatwiej jest dokonać podwójnej rezerwacji. Nie bez powodu mamy technologię, więc upewnij się, że wykorzystujesz ją najlepiej, jak potrafisz!
Nieodłącznym elementem eleganckiego biura jest sposób, w jaki funkcjonujesz na co dzień, dlatego znajdź kalendarz, z którego możesz łatwo korzystać, aktualizować go w podróży i synchronizować z każdym urządzeniem, z którego korzystasz. Na przykład, czy regularnie wychodzisz z biura na spotkania? Jeśli tak, to musisz mieć możliwość aktualizowania kalendarza na bieżąco, a nie dopiero po powrocie do biura. W takim przypadku istnieje duże prawdopodobieństwo, że zapomnisz o czymś ważnym. Kalendarz, który działa na wszystkich Twoich urządzeniach (np. Kalendarz Google), pozwoli Ci to zrobić z łatwością, a jeśli masz asystenta, może on aktualizować go za Ciebie w czasie rzeczywistym.
Ważne jest także, aby nie wkładać zbyt wiele w swój dzień. Może Ci się wydawać, że to całkowicie wykonalne, aby w ciągu godziny przebiec z fotela w biurze na spotkanie po drugiej stronie budynku i z powrotem, ale bądźmy szczerzy - to nierealne. Podziel swój dzień na równe części i rozłóż na nie swoją pracę. Pamiętaj o uwzględnieniu czasu przeznaczonego na administrację, ponieważ zawsze znajdą się drobne zadania, które trzeba wykonać, a ich liczba rośnie, gdy zostawiasz je na boku!
W ten sposób zapewniasz sobie swobodę, wiedząc, że masz wszystko pod kontrolą, i w rezultacie czujesz się o wiele mniej zestresowany.
Daje to także czas na odpowiednie przygotowanie się do spotkań i prezentacji. Możesz zarezerwować odpowiednie wyposażenie, takie jak stoły flip top do sal konferencyjnych i odpowiednie rodzaje technologii, i wiesz, że kiedy usiądziesz na swoim krześle w sali konferencyjnej, masz wszystko pod ręką. Spokojnie, pogodnie i bez stresu!
Koniec z jedzeniem lunchu przy biurku, bo zapomniałeś o spotkaniu, a zostało Ci dosłownie pięć minut do wyjścia. Koniec z paniką, bo w recepcji pojawił się klient, a Ty myślałeś, że odwołałeś spotkanie dwa dni temu.
Umiejętność efektywnego organizowania czasu i korzystania z kalendarza, który spełnia Twoje potrzeby, pozwoli Ci osiągnąć te cele. Możesz także ustawić powiadomienia, aby nigdy nie zapomnieć o wykonaniu telefonu, ukończeniu zadania czy zrobieniu sobie przerwy!
