Większość rzeczy w nowoczesnym biurze jest dziś elektroniczna.
Jest to bardziej produktywna droga, oszczędza czas i daje jasny ślad papierowy do naśladowania. Jednak fakt, że nie rozmawiasz z odbiorcą i nie wyjaśniasz mu problemu, rozwiązania lub pomysłu, oznacza, że jesteś narażony na nieporozumienia, irytację, a może nawet na zrobienie złego wrażenia.
Komunikacja pisemna jest znana z problemów, mimo że jest bardzo powszechnie stosowana. E-maile, listy, raporty, notatki, wszystko, co jest zapisane ręcznie lub wpisane do komputera, a następnie wysłane pocztą lub elektronicznie, jest korespondencją pisemną.
Jak więc uniknąć najczęstszego błędu i upewnić się, że Twoja korespondencja pisemna jest zawsze najwyższej klasy?
Błąd 1 - Brak ponownego czytania korespondencji
Jesteś zajęty, masz milion rzeczy na swojej liście rzeczy do zrobienia i nie byłeś nawet w połowie tak produktywny tego dnia, jak byś chciał. Najłatwiej jest napisać szybko maila i nacisnąć "wyślij", ale ważne jest, abyś zatrzymał się na chwilę i przeczytał go najpierw. To, że to, co napisałeś, miało sens w twoim umyśle, kiedy to pisałeś, nie oznacza, że druga osoba zrozumie to w ten sam sposób. Przeczytaj to jeszcze raz i sprawdź.
Błąd 2 - Nie zwracanie wystarczającej uwagi na układ graficzny
Jest prawdopodobne, że jeśli wysyłasz list, Twoja firma będzie miała szablon, którego będziesz się trzymać, jednak jeśli wysyłasz e-mail lub notatkę, może być inaczej. Zawsze upewnij się, że układ Twojej pisemnej komunikacji, niezależnie od tego, co to jest, jest profesjonalny i wygląda jak należy. Nie przesadzaj i zawsze unikaj nowatorskich czcionek, ale upewnij się, że są one wysokiej jakości i ułożone prawidłowo.
Błąd 3 - Używanie zbyt wielu słów
Kiedy coś wyjaśniasz, bardzo łatwo jest użyć więcej słów, ponieważ myślisz, że w ten sposób jesteś naprawdę będzie uzyskać swój punkt przez. Co to faktycznie robi jest mylić słuchacza jeszcze bardziej. Musisz być bezpośredni i jest to jeszcze ważniejsze przy tworzeniu korespondencji pisemnej. Trzymaj się krótko i do rzeczy, zapewniając jednocześnie, że to, co piszesz, jest zawsze profesjonalne.
Błąd 4 - Nie zostawianie danych kontaktowych
Jeśli jest to e-mail, oczywiście osoba może po prostu odpowiedzieć, ale jeśli jest to list, osoba może potrzebować numeru telefonu lub adresu e-mail, aby dotrzeć. Unikanie tego lub przypadkowe pominięcie sprawia, że dana osoba jest zdezorientowana, nie ma do kogo zadać kolejnych pytań i nie wygląda to profesjonalnie. Upewnij się, że na końcu całej swojej korespondencji masz linię, która mówi coś w stylu "Jeśli masz jakieś dalsze pytania ....".
Błąd 5 - Brak podstawowych informacji
Zawsze upewnij się, że dwukrotnie sprawdzasz błędy ortograficzne i gramatyczne. Nie robienie tego bardzo źle odbija się na firmie, a także na Tobie. Pamiętaj, że wszystko co wysyłasz jako firma musi być najwyższej jakości; jeśli nie jest, ludzie będą zakładać, że towary i usługi, które dostarczasz są równie niskiej jakości i że nie poświęcasz im zbyt wiele uwagi.
Upewnij się, że unikasz tych pięciu błędów, a Twoja komunikacja pisemna będzie za każdym razem trafiać we właściwą nutę.
