Zawsze mówi się nam, że musimy poprawić nasze umiejętności komunikacyjne, ale jak dokładnie można to zrobić? Możesz czytać poradniki ile chcesz, ale nic nie zastąpi możliwości zobaczenia wysokiej jakości komunikacji w działaniu.
Skuteczne umiejętności komunikacyjne są kluczowe w miejscu pracy, ale nawet w życiu osobistym. Unikanie nieporozumień, jasne wyjaśnianie spraw i umiejętność dokładnego czytania między wierszami to umiejętności, których wszyscy potrzebujemy w każdym aspekcie naszego życia. Szczególnie we współczesnym biurze, słaba komunikacja może łatwo doprowadzić do konfliktu w miejscu pracy, a to nie czyni biura przyjemnym miejscem. Zanim się zorientujesz, morale spada, produktywność jest na podłodze, a wszystko jest niezwykle negatywne.
Tak więc, mając to wszystko na uwadze, przyjrzyjmy się trzem przykładom fantastycznej komunikacji, abyś mógł pracować nad ich naśladowaniem dla siebie.
Przykład 1 - Twój kolega jest ewidentnie zdenerwowany
Wyobraźmy sobie, że twój kolega, ktoś, kogo nie znasz zbyt dobrze, siedzi samotnie przy swoim biurowym krześle i wydaje się, że ma wokół siebie atmosferę zdenerwowania. Ich oczy są spuszczone, ramiona opadają i tak naprawdę nie rozmawiają z nikim. Pytasz ich, co jest nie tak, a oni mówią "nic, nic mi nie jest", uśmiechają się krótko na sekundę, po czym wracają do swojej pierwotnej postawy.
Co robisz?
Dobry komunikator przyjrzałby się wskazówkom niewerbalnym i doszedł do prawdy. W tym przypadku "I'm fine" oznacza "I'm not fine". Unikanie kontaktu wzrokowego, spuszczona postawa, nie bycie sobą, to wszystko są znaki, że pojawia się problem. Kiedy potrafisz czytać mowę ciała i odbierać niewerbalne wskazówki, jesteś w stanie podejść do tego typu sytuacji inaczej. Możesz wtedy zaproponować koledze kawę i powiedzieć mu, że jeśli chce porozmawiać, to jesteś tam, aby go wysłuchać.
Przykład 2 - Gniewny klient
Wyobraźmy sobie, że siedzisz w recepcji i podchodzi do Ciebie klient. Jest oczywiście zły z powodu poziomu usług, jakie otrzymał od firmy i domaga się spotkania z kierownikiem. Kierownik nie jest dostępny. Co robisz?
Uspokajanie kogoś jest częścią Twojego zestawu umiejętności komunikacyjnych. Możesz po prostu unikać kontaktu wzrokowego i powiedzieć, że nie ma nikogo dostępnego w tej chwili, ale byłoby to podejście zapalne i nie stworzyłoby dobrego wrażenia. Zamiast tego możesz dać osobie swoją pełną uwagę, utrzymywać kontakt wzrokowy, kiwać głową, aby dać im znać, że słuchasz, zadawać im pytania (bez przerywania), aby dać im znać, że zwracasz dodatkową uwagę na szczegóły, i możesz używać zwrotów takich jak "rozumiem". Dzięki temu osoba ta prawdopodobnie się uspokoi, a Ty będziesz mógł zrobić wszystko, co konieczne, aby rozwiązać problem, np. poprosić o pomoc asystenta kierownika.
Przykład 3 - środowisko współpracy
W warunkach współpracy, być może siedząc przy nowoczesnych stołach w sali konferencyjnej i urządzając burzę mózgów na temat różnych pomysłów rozwiązania problemów, łatwo jest zacząć mówić jeden nad drugim, a wtedy spokojniejsi członkowie zespołu często zostają zagłuszeni. Grozi to utratą wysokiej jakości pomysłów, ponieważ nie wszyscy mają szansę się wypowiedzieć.
Podejście wysokiej jakości polegałoby na umożliwieniu wszystkim wypowiedzi bez przerywania i bez oceniania, okazaniu szacunku każdej osobie i zanotowaniu wszystkich pomysłów, aby wszystko zostało sprawiedliwie ocenione.
Jak widać, te trzy przykłady doskonałej komunikacji nie są szczególnie trudne do naśladowania. Teraz czas na praktykę!
